1. Hội nghị khách hàng là gì?
Một trong số những phương thức tri ân khách hàng phổ biến nhất hiện nay chính là tổ chức hội nghị khách hàng. Sự kiện này phù hợp với các doanh nghiệp có đối tượng khách hàng là đối tác lớn hay các doanh nghiệp. Với việc tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng thì doanh nghiệp có thể gửi lời tri ân một cách hiệu quả nhất đến các khách hàng thân thiết luôn ủng hộ suốt thời gian qua và cả trong tương lai nữa.
2. Ý nghĩa của tổ chức hội nghị khách hàng
Từng doanh nghiệp sẽ có các định hướng khác nhau về mục tiêu tổ chức hội nghị khách hàng. Nhưng có một số mục đích mà bất cứ doanh nghiệp khi tổ chức hội nghị khách hàng cũng đều hướng đến đó là:
3. Các loại hội nghị khách hàng
Hội nghị tri ân khách hàng
Mục đích chính của loại hình hội nghị này là mang thông điểm cảm ơn đến các khách hàng đã luôn tin tưởng, ủng hộ và sử dụng dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp. Sự kiện này đòi hỏi chú trọng cả nội dung và hình thức. Vì thế, cần phái chú quan tâm đến khâu tổ chức và đón tiếp các khách mời.
Hội nghị sơ kết - tổng kết cuối năm
Mục đích của hội nghị này là nhằm thông báo kết quả kinh doanh, tình hình phát triển và những kế hoạch dự định trong các năm tiếp theo của nội bộ doanh nghiệp. Sự kiện này cực kỳ quan trọng và diễn ra thường niên với những khách mời chính là cán bộ nhân viên trong công ty và các khách hàng, đối tác thân thiết.
Giới thiệu sản phẩm mới
Như đúng tên gọi của mình, sự kiện này nhằm giới thiệu các sản phẩm mới chiến lược của doanh nghiệp tới các đối tác, công chúng và cả truyền thông. Nhờ vậy, xây được bước đệm vững chắc trước khi sản phẩm được bày bán chính thức. Với mục tiêu như vậy, việc làm nội dung chương trình, trang trí và các trải nghiệm sản phẩm cần phải được lên kế hoạch rõ ràng cũng như được đầu tư về thiết kế.
Hội nghị thượng đỉnh
Hội nghị này là cuộc họp quan trọng giữa các nguyên thủ quốc gia nhằm thảo luận những vấn đề liên quan đến kinh tế - chính trị hợp tác giữa các nước với nhau. Chính vì thế, tất cả mọi thứ trong sự kiện này cần phải được chuẩn bị kỹ lưỡng, hoàn hảo nhất có thể. Và đặc biệt không thể thiếu phương án dự phòng lỡ có sai sót xảy ra còn kịp thời khắc phục.
4. Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng
Tổ chức hội nghị khách hàng yêu cầu sự tuyệt đối trong quá trình thực hiện và gồm rất nhiều giai đoạn khác nhau. Sẽ gồm những bước tổ chức sau:
Xác định mục đích và mục tiêu của hội nghị
Trước tiên, điều bạn cần làm là xác định hội nghị khách hàng đó có mục đích chính là gì để có thể lên kế hoạch về hình thức và nội dung cho phù hợp nhất.Mục đích của hội nghị có thể là tổng kết cuối năm, tri ân khách hàng, ra mắt sản phẩm mới,…Khi mục đích của sự kiện đã được xác định thì bạn hoàn toàn có thể đề ra những mục tiêu mong muốn sau sự kiện. Đây được xem là cơ sở đánh giá chính xác nhất về hiệu quả, thành công của hội nghị.
Lên danh sách khách mời
Việc lên danh sách khách mời là một bước cực kỳ quan trọng trong việc tổ chức hội nghị. Người tổ chức sự kiện sẽ dựa trên những thông tin cần thiết để thống kê chính xác những khách hàng của doanh nghiệp và lựa chọn lên danh sách khách mời đầy đủ nhất. Khi có danh sách khách mời thì doanh nghiệp sẽ tiến hành gửi thư mời trước thời gian tổ chức.
Xác định thời gian và địa điểm
Thời gian của hội nghị cần được cân nhắc phù hợp với lịch trình của doanh nghiệp và phần lớn khách mời để đảm bảo sự có mặt của khách tham dự. Ngoài ra, để tạo nên sự thành công của hội nghị khách hàng thì không thể thiếu tố quan trọng đó là địa điểm tổ c...
Lên ý tưởng và kịch bản hội nghị
Ý tưởng và kịch bản của hội nghị phải được xây dựng sao cho có chủ đề cụ thể và phù hợp với mục đích của sự kiện. Đây là điều cần thiết để giúp hội nghị có sự thống nhất, mạch lạc diễn ra suôn sẻ và có sức hấp dẫn đối với khách tham dự cũng như công chúng.Thường thì các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là đơn vị mà các doanh nghiệp tin tưởng giao cho việc lên ý tưởng và kịch bản chương trình hội nghị khách hàng. Bởi các công ty chuyên nghiệp về tổ chức sự kiện đã có kinh nghiệm và đội ngũ chuyên viên sáng tạo, nhanh nhạy nên sẽ đưa ra được nhiều ý tưởng tổ chức hội nghị mới lạ, độc đáo, chuyên nghiệp và thu hút mọi người hơn.
Checklist hội nghị
Điều bạn cần làm là lập một checklist bao gồm tất cả những công việc chuẩn bị cho hội nghị để kiểm tra kỹ càng, chi tiết và cẩn thận nhất có thể. Không chỉ vậy, việc kiểm tra cẩn thận công việc sẽ giúp ích trong việc dự phòng cho các trường hợp xấu xảy ra từ đó có được phương án xử lý nhanh chóng, kịp thời và hợp lý nhất để không làm ảnh hưởng đến sự kiện.Có thể bạn quan tâm:
5. Lưu ý để hội nghị khách hàng diễn ra thành công
Chủ đề của sự kiện
Ý tưởng và chủ đề của một sự kiện sẽ tạo nên nên được một tổng thể thể toàn diện để hướng tới mục tiêu chính. Khi tổ chức hội nghị khách hàng thì chủ đề và ý tưởng tốt sẽ cực kỳ quan trọng và ảnh hưởng đến sự thành công của sự kiện. Yêu cầu đặt ra với chủ đề của hội thảo, hội nghị đó chính là sự ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn đảm bảo được mục đích và thông điệp của chương trình. Nhờ vậy giúp khách tham dự có thể được các lợi ích khi tham gia.
Sự xuất hiện của khách mời đặc biệt
Để tăng sự tin tưởng cho khách mời tham dự và giúp cho buổi lễ trở nên đặc biệt thì hội nghị của doanh nghiệp nên có sự hiện diện của những người nổi tiếng như diễn giả, diễn viên, KOls,…Muốn tạo được sự uy tín cũng như giúp khách hàng tin tưởng hơn về chương trình thì bạn nên lựa chọn mời những người nổi tiếng trong lĩnh vực của mình. Hơn nữa, điều này cũng giúp ích nhiều cho bạn trong quá trình truyền thông và nâng cao tỷ lệ chuyển đổi khách hàng. Để mọi người phối hợp ăn ý nhất thì bạn cần lên danh sách câu hỏi cũng như kịch bản riêng cho chuyên gia.
Địa điểm tổ chức cùng các tiện ích đi kèm
Trong quá trình chuẩn bị tổ chức hội nghị, hội thảo hì việc lựa chọn địa điểm tổ chức cũng rất quan trọng và cần phải được chú ý. Không gian địa điểm tổ chức phải không quá lớn cũng không quá nhỏ để đảm bảo đáp ứng được quy mô hội thảo và không ảnh hưởng đến không khí hội thảo.Bên cạnh đó, những tiện ích đi kèm trong phòng tổ chức hội nghị, hội thảo cũng là điều mà người tổ chức cần quan tâm. Chẳng hạn như: Sân khấu, màn hình chiếu, ánh sáng, âm thanh, bục phát biểu,…Để có thể bổ sung các vật dụng cần thiết cũng như dự trù chính xác chi phí nhất.
Hoạt động truyền thông cho hội nghị
Công tác truyền thông cho sự kiện là yếu tố không thể thiếu để giúp hội nghị thành công, được nhiều người biết đến hơn. Thời gian truyền thông không nên quá sớm bởi điều này có thể khiến sức nóng của sự kiện bị giảm sút.Nhưng cũng không nên quá cận ngày tổ chức vì sẽ gây khó khăn trong việc sắp xếp người tham dự. Các hoạt đồng truyền thông nên diễn ra trước sự kiện 1 - 2 tuần và được đăng tải, chia sẻ trên các kênh truyền thông phù hợp với đối đối tượng khách hàng mục tiêu của hội nghị, hội thảo.
Nắm bắt thông tin khách tham dự
Tổ chức hội nghị khách hàng với mục đích chính là tăng đường mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng và tìm kiếm thêm nhiều khách hàng tiềm năng. Do đó. khâu quan trọng không thể thiếu trong tổ chức sự kiện hội nghị đó là lấy thông tin của khách mời tham dự.Bạn sẽ có nhiều cách tiếp cận khách hàng khác nhau dựa trên những thông tin có được và đạt được hiệu quả tốt nhất. Một số hình thức khác nhau mà bạn có thể sử dụng như: điền form online, đăng ký nhận email, sử dụng thẻ thành viên, …Tham khảo thêm:
6. Tại sao chọn Vietlink Event
Các sự kiện đã được tổ chức
Nếu khách hàng cần được hỗ trợ hay tư vấn các vấn đề về tổ chức sự kiện, hội nghị khách hàng thì đừng ngần ngại gì mà không liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ, tư vấn tận tình nhất. Vietlink đảm bảo với sự hỗ trợ của mình sẽ giúp sự kiện của bạn thành công hơn mong đợi. Đặc biệt, chúng tôi chắc chắn lợi ích mà bạn thu về sẽ xứng đáng với giá trị đã bỏ ra.
Dự án đã thực hiện
Bạn đã thích câu chuyện này ?
Hãy chia sẻ bằng cách nhấn vào nút bên trên
Truy cập trang web của chúng tôi và xem tất cả các bài viết khác!