2. Tại sao doanh nghiệp cần lập kế hoạch ngân sách?

2.1. Kế hoạch ngân sách có mối quan hệ chặt chẽ với kế hoạch kinh doanh và đánh giá hiệu suất

Budget được lập ra để định lượng hóa các nội dung trong kế hoạch kinh doanh, đồng thời đo lường các nguồn lực tài chính cần thiết để doanh nghiệp có thể hoàn thành mục tiêu kinh doanh. Dựa trên budget dự kiến, ban lãnh đạo sẽ điều chỉnh kế hoạch kinh do...

2.2. Các vai trò khác của ngân sách doanh nghiệp

Phân bổ nguồn lực hiệu quả: Quá trình lập kế hoạch ngân sách tổng thể đòi hỏi xác định cụ thể mỗi bộ phận sẽ cần có bao nhiêu nguồn lực để thực hiện các hoạt động trong kế hoạch, ví dụ như dự báo về số lượng nhân công, khối lượng nguyên vật liệu,… Điều này...

3. Nguyên tắc chung để lập budget hiệu quả

3.1. Kế hoạch ngân sách bao gồm những gì?

Một bản kế hoạch ngân sách cần bao gồm tối thiểu các nội dung sau, xét trong quy mô toàn doanh nghiệp và cả khi đã phân bổ xuống từng bộ phận:

3.2. Các nguyên tắc quan trọng khi lập kế hoạch ngân sách

Kế hoạch ngân sách phải xuất phát từ kế hoạch kinh doanh: Nếu bỏ qua sự liên kết với kế hoạch kinh doanh và mục tiêu chiến lược, một bản kế hoạch ngân sách thường chỉ tái hiện lại kết quả của năm trước với một số thay đổi nhỏ, không mang lại giá trị th...

3.3. Các kỹ thuật lập kế hoạch ngân sách phổ biến

Lập ngân sách gia tăng (incremental budgeting)

Trong kỹ thuật này, ngân sách cho một khoảng thời gian tiếp theo (thường là năm tài chính tiếp theo) được xây dựng dựa trên ngân sách của giai đoạn trước đó, với một số điều chỉnh để phản ánh các thay đổi dự kiến trong hoạt động kinh doanh như tăng giảm dự kiến trong doanh số bán hàng, chi phí sản xuất, chi phí nhân sự,… Cách tiếp cận này thường dựa trên nguyên tắc tăng lên hoặc giảm đi một số lượng cố định (ví dụ 5%, 10%,…) so với ngân sách của giai đoạn trước đó.Ưu điểm:Nhược điểm:

Lập ngân sách liên tục (continuous budgeting) hay còn gọi là ngân sách gối đầu (rolling budgeting)

Trong kỹ thuật này, doanh nghiệp không giữ nguyên kế hoạch ngân sách từ đầu tới cuối chu kỳ ngân sách mà sẽ cập nhật liên tục. Khi kết thúc một khoảng thời gian ngắn nhất định - thường là 1 tháng hoặc 1 quý - doanh nghiệp sẽ ngay lập tức bổ sung thêm ngân sách của 1 tháng hoặc 1 quý mới vào phần sau của kế hoạch. Lấy ví dụ, doanh nghiệp A luôn chuẩn bị budget cho chu kỳ 12 tháng. Hết tháng thứ nhất, doanh nghiệp sẽ ngay lập tức bổ sung thêm ngân sách của tháng thứ 13 vào kế hoạch. Đồng thời, ngân sách của các tháng thứ 2, 3, 4,…, 12 cũng được điều chỉnh lại dựa trên dữ liệu thực tế gần nhất và các dự báo mới nhất. Ưu điểm:Nhược điểm:

Lập ngân sách dựa trên hoạt động (activity-based budgeting)

Kỹ thuật này được xây dựng dựa trên việc phân tích các hoạt động cụ thể mà doanh nghiệp thực hiện để đạt được mục tiêu kinh doanh. Doanh nghiệp sẽ thu thập dữ liệu để đánh giá chi phí và nguồn lực cần thiết cho từng hoạt động. Ngân sách sẽ được phân bổ dựa trên định mức chi phí tương tức.Ưu điểm:Nhược điểm:

Lập ngân sách dựa trên hiệu suất (performance-based budgeting)

Đây là kỹ thuật phân bổ nguồn lực tài chính dựa trên hiệu suất (các mục tiêu, chỉ tiêu), và kết quả đạt được trong quá khứ hoặc dự kiến của tương lai. Các bộ phận có hiệu suất cao thường nhận được nguồn lực nhiều hơn để duy trì và cải thiện thành tích của mình; trong khi các bộ phận có hiệu suất thấp có thể nhận được ít nguồn lực hơn và cần cải thiện hiệu suất để được phân bổ thêm ngân sách.Ưu điểm:Nhược điểm:

Lập ngân sách từ con số 0 (zero-based budgeting)

Đúng như tên gọi, trong kỹ thuật này, mọi khoản chi tiêu phải được xác định và chứng minh từ đầu, không dựa trên việc sử dụng ngân sách hoặc các hoạt động xảy ra trong giai đoạn trước đó. Các bộ phận trong doanh nghiệp cần xác định các khoản chi phí dự kiến, đồng thời giải trình cụ thể và đưa ra phản biện để bảo vệ kế hoạch ngân sách này. Mỗi khoản chi tiêu đều được xem xét một cách kỹ lưỡng, và budget chỉ được cấp phát khi có lý do thuyết phục.Ưu điểm:Nhược điểm:

3.4. Các phương pháp lập kế hoạch ngân sách

Có 2 phương pháp lập kế hoạch ngân sách phổ biến là từ dưới lên và từ trên xuống.

Ngân sách lập từ dưới lên (bottom-up budgeting)

Đây là quá trình xây dựng ngân sách bắt đầu từ cấp độ nhỏ nhất trong doanh nghiệp (ví dụ như một đội nhóm Tuyển dụng). Các bộ phận nhỏ này sẽ đưa ra dự báo chi phí và đề xuất ngân sách dựa trên nhu cầu và hoạt động cụ thể của họ, sau đó lần lượt trình lên các cấp độ cao hơn (phòng Nhân sự, khối Back Office) để tổng hợp thành ngân sách của cấp độ đó, và sau cùng là tạo ra ngân sách tổng thể của toàn doanh nghiệp. Ưu điểm:Nhược điểm:

Ngân sách lập từ trên xuống (top-down budgeting)

Ngược lại với phương pháp trên, ngân sách lập từ trên xuống sẽ được bắt đầu từ cấp độ cao nhất của doanh nghiệp (ví dụ như ban lãnh đạo hoặc hội đồng quản trị). Sau đó, các số liệu và mục tiêu ngân sách mới được chia nhỏ và phân bổ xuống các bộ phận cụ thể phía dưới. Ưu điểm:Nhược điểm:

4. Hướng dẫn lập budget cho doanh nghiệp

Bước 1: Thành lập uỷ ban ngân sách & đặt mục tiêu ngân sách cấp cao

Quá trình lập kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp bắt đầu từ việc thành lập uỷ ban ngân sách (hoặc một nhóm làm việc khác có tên gọi tương tự), thường bao gồm các thành viên đến từ nhiều bộ phận và đảm nhiệm các chức vụ khác nhau: quản lý cấp cao nh...

Bước 2: Dự báo các chỉ số ngân sách

Một trong những bước quan trọng nhất của quá trình lập budget là dự báo các chỉ số ngân sách, bao gồm doanh số bán hàng, lợi nhuận, chi phí hoạt động, nguồn thu và các chỉ số tài chính khác.Hoạt động này dựa trên việc dự đoán hoặc ước tính các yếu tố qu...

Bước 3: Gửi đề xuất ngân sách (đối với ngân sách lập từ dưới lên)

Quy trình đề xuấtTrong phương pháp lập ngân sách từ dưới lên (bottom-up) hoặc kết hợp hai chiều, mỗi bộ phận nhỏ trong doanh nghiệp sẽ chuẩn bị một đề xuất ngân sách ban đầu, dựa trên các hướng dẫn chung của ủy ban ngân sách cùng các mục tiêu và chỉ s...

Bước 4: Đàm phán và thống nhất ngân sách

Các đề xuất ngân sách sẽ được xem xét về mức độ tuân thủ quy định và chủ trương ngân sách chung của doanh nghiệp, trước khi được mang ra phân tích xem chúng đã phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp và các bộ phận khác có liên quan hay chưa.Tại mỗi thời ...

Bước 5: Xem xét và phê duyệt ngân sách cuối cùng

Bước cuối cùng của quá trình lập kế hoạch ngân sách là đệ trình ngân sách tổng thể cho ban lãnh đạo cấp cao để phê duyệt lần cuối. Đôi khi, ủy ban ngân sách sẽ cần đưa ra một số giải trình về các quyết định phê duyệt ngân sách trước đó, các điểm mấu chốt đã đàm phán thành công, hoặc đưa ra lời cam kết với budget này.Trải qua bước này, kế hoạch ngân sách bắt đầu được đưa vào thực hiện. Ban lãnh đạo hoặc ủy ban ngân sách có thể công bố rộng rãi thông tin này tới các bộ phận có liên quan trong toàn doanh nghiệp.

5. Hướng dẫn quản lý ngân sách trong doanh nghiệp

Bước 1: Theo dõi và ghi nhận ngân sách

Mục đích của bước này là xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu đầy đủ về tình hình tài chính, bao gồm cả quy trình, công cụ và con người; tạo nền tảng cho việc đánh giá và điều chỉnh ngân sách giai đoạn sau.Việc theo dõi và ghi nhận ngân sách có thể được thực hiện song song giữa các bộ phận riêng lẻ trong doanh nghiệp và các trung tâm trách nhiệm chuyên biệt:Vào mỗi cuối kỳ tài chính, dữ liệu về ngân sách sẽ được cập nhật chính xác trên các công cụ báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Còn trong kỳ tài chính, doanh nghiệp nên sử dụng các công cụ quản lý tài chính để ghi nhận liên tục và tự động các dữ liệu này.

Bước 2: Đánh giá kết quả sử dụng ngân sách

Có 2 quan điểm khác nhau khi đánh giá việc sử dụng ngân sách trong doanh nghiệp. Tùy thuộc vào môi trường kinh doanh và chiến lược vận hành, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong 2 quan điểm đánh giá trên hoặc có thể sử dụng kết hợp:Phân tích phương sai (analysis of varia...

Bước 3: Điều chỉnh ngân sách

Ngay cả sau khi kế hoạch ngân sách đã được phê duyệt và đang trong quá trình thực hiện, nó vẫn có thể phải điều chỉnh lại nếu hoàn cảnh đã thay đổi đáng kể, và những thay đổi đó đã nằm ngoài tầm kiểm soát. Hoạt động này được đề cao trong kỹ thuật lập ...

6. Có công cụ nào hỗ trợ lập kế hoạch và quản lý ngân sách doanh nghiệp hiệu quả?

Doanh nghiệp thường gặp phải một số khó khăn khi lập và quản lý budget theo cách truyền thống: Base Finance+ có khả năng tập trung dữ liệu tài chính từ nhiều nguồn khác nhau về một hệ thống dashboard chung duy nhất, bổ sung thêm các tùy chỉnh chuyên ...

7. Kết luận

Với bài viết này, hy vọng mỗi nhà quản trị đã có được cái nhìn rõ ràng và bài bản về việc lập và quản lý budget cho doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính một cách chặt chẽ trong năm kinh tế biến động, mà còn là bước đệm vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai. Chúc doanh nghiệp luôn thuận lợi và thành công!