Cách ghi bìa hồ sơ lưu trữ đúng theo Hướng Dẫn 17

Cách ghi bìa hồ sơ lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức, truy xuất và bảo quản tài liệu một cách hiệu quả. Theo Hướng dẫn 17, việc xác định và sắp xếp thông tin trên bìa hồ sơ đúng cách sẽ giúp tăng cường tính hữu ích của chúng, giúp tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể trong quá trình tra cứu thông tin.

Lưu trữ và sao lưu dữ liệu trên 1 nền tảng duy nhất

Trong bài viết dưới đây, CoDX sẽ hướng dẫn bạn từng bước cụ thể để thực hiện việc này, đảm bảo hồ sơ lưu trữ của bạn luôn được trình bày chính xác và tiện lợi.

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị của CoDX - nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Cùng chủ đề:

  • Quy trình quản lý hồ sơ CHUẨN ISO 9001
  • Quản lý hồ sơ công việc như thế nào hiệu quả?
  • Quản lý hồ sơ nhân sự với quy trình chuyên nghiệp

1. Bìa hồ sơ lưu trữ là gì?

Bìa hồ sơ lưu trữ, hay còn được biết đến với các tên gọi như bìa sơ mi, bìa kẹp, hoặc Folder, đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc tổ chức và quản lý tài liệu.

Sự hiện diện của bìa hồ sơ giúp phân loại thông tin và tìm kiếm dễ dàng hơn trong kho lưu trữ tài liệu. Đối với các công ty có lượng tài liệu lớn, việc sắp xếp hồ sơ thông qua các thông tin như tên, màu sắc, thời gian hay mã số, giúp tránh tình trạng hồ sơ bị lạc mất.

Không chỉ đơn thuần là một công cụ tiện lợi, bìa hồ sơ còn là yếu tố thẩm mỹ và chuyên nghiệp tạo nên không gian văn phòng. Hơn nữa, nó bảo vệ tài liệu bên trong khỏi bụi bẩn, hư hỏng và độ ẩm, đặc biệt quan trọng đối với tài liệu lưu trữ dài hạn như hồ sơ nhân sự. Có nhiều dạng bìa hồ sơ với thiết kế độc đáo, thậm chí một số công ty còn tận dụng chúng làm phương tiện truyền thông nhằm thể hiện thương hiệu và tạo điểm nhấn chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

2. Cách ghi bìa hồ sơ lưu trữ chuẩn theo hướng dẫn 17

Vậy như thế nào mới là một bìa hồ sơ lưu trữ “chuẩn”? Hướng dẫn số 17 có ghi lại chi tiết về cách ghi danh mục hồ sơ và cách ghi bìa hồ sơ lưu trữ như sau:

2.1 Cách ghi danh mục hồ sơ

cách ghi bìa hồ sơ lưu trữ
Phụ Lục số 1 - Mẫu Danh mục Hồ sơ

Cột 1: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ, bao gồm số và ký hiệu của đề mục lớn và số thứ tự tiêu đề hồ sơ trong Danh mục hồ sơ. Số hồ sơ được hiển thị bằng chữ số Ả-rập và ký hiệu của đề mục lớn là các chữ viết tắt được quy định bởi cơ quan, tổ chức, nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu và dễ nhớ.

Cột 2: Ghi số thứ tự và tên của đề mục lớn, đề mục nhỏ

Cột 3: Ghi thời gian bảo quản của hồ sơ dựa trên các Bảng quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ của cơ quan, tổ chức đảng và Bảng thời hạn bảo quản chuyên ngành.

Cột 4: Ghi tên cá nhân hoặc đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ.

Cột 5: Ghi thông tin đặc biệt về thời hạn bảo quản, người lập hồ sơ, và hồ sơ chuyển từ năm trước sang.

2.2 Cách ghi mẫu bìa hồ sơ

Trong phần Phụ lục 4 của Hướng Dẫn 17 có sẵn 1 form mẫu kèm cách ghi bìa hồ sơ lưu trữ mà bạn chỉ cần tải về và điền theo hướng dẫn.

cách ghi bìa hồ sơ lưu trữ
Phụ Lục số 4 - Mẫu Bìa Hồ sơ

Việc viết bìa hồ sơ lưu trữ đòi hỏi ghi đầy đủ, chính xác các thông tin như: Tên phông, tên đơn vị/tổ chức (nếu có), tiêu đề hồ sơ (đvbq), thời gian bắt đầu và kết thúc của hồ sơ (đvbq), số lượng trang, số phông, số mục lục, số tài liệu (viết tạm bằng bút chì) và thời hạn bảo quản của hồ sơ (đvbq).

Để đảm bảo tính chính xác và rõ ràng, chữ viết trên bìa hồ sơ phải được viết bằng mực tốt, không phai, và chỉ được sử dụng các từ viết tắt đã được quy ước.

Tiêu đề hồ sơ cần súc tích, dễ hiểu nhưng vẫn phải tóm lược được nội dung của các văn bản, tài liệu trong quá trình theo dõi. Có thể sắp xếp các yếu tố thông tin trong tiêu đề như: Tên loại, tác giả, nội dung, địa điểm và thời gian tài liệu. Trật tự sắp xếp này có thể thay đổi hoặc bổ sung tùy thuộc vào các đặc trưng của hồ sơ và cách ghi bìa hồ sơ lưu trữ.

3. Lưu trữ hồ sơ khoa học với CoDX Document

Giữa vô vàng các app ngoài kia, CoDX Document là một giải pháp quản lý tài liệu điện tử hiệu quả với tính năng linh hoạt, dễ sử dụng và phù hợp cho mọi doanh nghiệp và bảo đảm sắp xếp, thực hiện đúng cách ghi bìa hồ sơ lưu trữ theo hướng dẫn 17.

Thông tin phần mềm quản lý tài liệu CoDX Document:

?Tên phần mềm CoDX Document ? Website https://www.codx.vn/quan-ly-tai-lieu/ ? Bảng giá Từ 499.000 VND/tháng ? Miễn phí dùng thử 30 ngày dùng thử miễn phí ? Liên hệ 0968 612 350 ? Miễn phí Mạng xã hội nội bộ; Hồ sơ nhân viên; Cấu hình sơ đồ tổ chức

Lợi ích nổi bật của CoDX Document:

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Document cực “hời”:

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Chương trình khuyến mãi dùng miễn phí các phân hệ khác

Hãy đăng ký ngay để khám phá gói dùng thử CoDX Document - phần mềm quản lý tài liệu với những ưu đãi cực “hời”:

Bạn cũng có thể tham khảo thêm phần mềm SureDMS từ Lạc Việt - Công ty cung cấp phần mềm quản trị với hơn 40 kinh nghiệm - LV SureDMS được nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng. Với các tính năng quản lý - lưu trữ, theo dõi cập nhật giúp toàn bộ dữ liệu doanh nghiệp được quản lý thống nhất có hệ thống.

HỆ THỐNG TÍNH NĂNG PHẦN MỀM SUREDMS LẠC VIỆT

phần mềm quản lý hồ sơ SureDMS Lạc Việt

XEM CHI TIẾT TÍNH NĂNG TẠI ĐÂY

Với những thông tin phía trên, CoDX đã gửi đến bạn cách ghi bìa hồ sơ lưu trữ theo đúng hướng dẫn 17. Hy vọng với những kiến thức này, bạn sẽ tạo ra bìa hồ sơ lưu trữ chuẩn form theo Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng nhất. Và đừng quên theo dõi chuyên mục Kiến Thức của CoDX để cập nhật thêm những kiến thức chuyển đổi số khác nhé!

>> Bạn cần quản lý văn bản? XEM NGAY 10 Phần mềm quản lý văn bản và điều hành hiệu quả - tối ưu chi phí cho doanh nghiệp <<<

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Link nội dung: https://trungtamgiasuhanoi.edu.vn/cach-ghi-bia-ho-so-a65031.html